Automatización de Procesos con IA
Una automatización bien hecha te devuelve las horas que hoy se van en llevar datos de un sitio a otro. Conectamos tu correo, tu CRM, tu ERP, la pasarela de pago y la tienda para que el pedido, la factura y el aviso al cliente salgan solos, con los mismos criterios que aplicaría tu equipo.
Empezamos por el proceso que más duele y lo dejamos funcionando en producción antes de tocar el siguiente. Cada flujo queda documentado, con registro de lo que hizo y un punto donde una persona puede intervenir.
No hace falta cambiar de sistemas. Trabajamos sobre los que ya tienes y solo proponemos una migración cuando mantener el actual sale más caro que cambiarlo.
Dónde se van las horas
Un pedido llega por correo. Alguien lo lee, lo copia al ERP, comprueba stock, responde al cliente y avisa a almacén por WhatsApp. Cinco pasos, cuatro ventanas y una oportunidad de equivocarse en cada salto.
El proceso funciona mientras esté la persona que se lo sabe. En vacaciones, o el día que entran el triple de pedidos, se atasca. Y la información de qué se hizo y cuándo vive en la cabeza de alguien, no en un registro que puedas consultar.
- El trabajo repetitivo se paga a precio de hora cualificada, todos los meses.
- Los errores de transcripción se descubren en casa del cliente: una dirección mal copiada es un envío perdido y una devolución.
- Cuando el mismo dato vive en dos sistemas, deja de cuadrar, y a partir de ahí ningún informe es fiable.
Lo que consigues
Lo que cambia en la operación cuando el flujo deja de depender de manos.
Horas que vuelven a tu equipo
Copiar, comprobar y avisar deja de ocupar la mañana. El tiempo se va a lo que sí necesita una persona: cerrar la venta, resolver la incidencia rara, negociar con el proveedor.
El proceso no se va de vacaciones
El flujo corre igual un martes tranquilo que en plena campaña. No depende de quién esté disponible ni de que alguien se acuerde del paso cuatro.
Datos que cuadran
Un solo origen para cada dato y sincronización en los dos sentidos. Cuando el informe dice cuarenta pedidos, hay cuarenta pedidos.
Trazabilidad para auditar
Cada ejecución deja registro: qué entró, qué se hizo y qué salió. Si algo falla, se ve en qué paso y con qué dato, sin reconstruir la historia a base de preguntar.
Cómo trabajamos
El piloto convive con el proceso manual hasta que demuestra que funciona.
Mapa del proceso
Nos sentamos con quien hace el trabajo hoy y dibujamos el flujo real, con sus excepciones. Ahí suele aparecer el paso que nadie había contado.
Entregable Diagrama del proceso y lista de excepciones
Elección de herramientas
Decidimos qué se resuelve con las integraciones nativas de tus sistemas, qué con un orquestador y qué necesita código propio. Manda el coste de mantenerlo tres años, no la novedad.
Entregable Propuesta técnica con costes recurrentes
Piloto en producción
Montamos el flujo para un caso real y lo dejamos corriendo en paralelo al proceso manual, así se comparan resultados sin riesgo para el cliente final.
Entregable Flujo activo y comparativa de la primera semana
Ampliación y entrega
Cuando el piloto aguanta, se apaga el proceso manual y se amplía al resto de casos. Te entregamos documentación, accesos y avisos de fallo.
Entregable Documentación, credenciales y monitorización
Un pedido de cliente, antes y después
El ejemplo más común. El mismo esquema se aplica a altas de cliente, presupuestos, devoluciones o partes de trabajo.
| Paso | Como se hace hoy | Con el flujo montado |
|---|---|---|
| Entrada del pedido | Alguien lee el correo y lo transcribe | Se lee el correo o el formulario y se crea el pedido |
| Comprobación de stock | Se consulta a mano en el ERP | Se valida contra el ERP en el momento |
| Aviso al cliente | Se responde cuando hay un hueco | Confirmación inmediata con el plazo real |
| Aviso a almacén | Mensaje manual, a veces se olvida | Tarea creada con los datos del pedido |
| Factura | Se emite al final del día o de la semana | Se emite al confirmar, con los datos ya validados |
Los pasos con consecuencia para el cliente pueden quedar con confirmación humana. Eso se decide contigo, flujo por flujo.
Qué incluye el servicio
- Mapa del proceso actual con sus excepciones
- Integraciones entre CRM, ERP, correo, tienda y pasarela de pago
- Validaciones y avisos cuando un dato no encaja
- Registro de ejecuciones y alerta cuando algo falla
- Punto de intervención humana en los pasos sensibles
- Documentación del flujo y formación al equipo
- Accesos y credenciales a nombre de tu empresa
Encaje del servicio
Encaja si
- Tu equipo repite el mismo trámite decenas de veces por semana
- Tienes dos o más sistemas que no se hablan entre ellos
- La operación se atasca en campaña o cuando falta una persona
No encaja si
- El proceso cambia de criterio cada semana: primero conviene estabilizarlo y luego automatizarlo
- Nadie en la empresa puede explicar hoy cómo se hace el trabajo de principio a fin
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cambiar mi CRM o mi ERP?
No. Trabajamos sobre lo que ya usas siempre que tenga forma de conectarse, con API, exportaciones programadas o acceso a la base de datos. Si el sistema está cerrado del todo, te lo decimos en el diagnóstico con las opciones que quedan.
¿Qué pasa si la automatización se equivoca?
Cada flujo lleva validaciones y registro de lo que hizo. Los pasos con consecuencia para el cliente, como cobros, envíos o comunicaciones, pueden requerir confirmación de una persona. Cuando algo falla salta un aviso con el dato que lo provocó.
¿Cuánto tarda en verse el ahorro?
El piloto corre en paralelo al proceso manual, así que la comparación llega en la primera o segunda semana. El ahorro se mide en horas del equipo, contando antes y después sobre el mismo trámite.
¿Esto es inteligencia artificial?
En parte. Mucho de lo que quita horas son integraciones y reglas, que son predecibles y baratas de mantener. La IA entra donde hay que interpretar texto libre, clasificar o redactar, y ahí conviene medir el coste por ejecución antes de dejarla fija.
¿Y si mañana queremos cambiarlo o llevarlo a otro proveedor?
La lógica queda documentada y los accesos son tuyos. Cualquier equipo técnico puede retomar el flujo sin reescribirlo desde cero.
El siguiente paso
Cuéntanos el trámite que más veces ha repetido tu equipo esta semana. Te decimos si se puede automatizar, con qué herramientas y qué haría falta para el piloto. Respondemos en menos de 24 horas laborables.